文書レビュー

ひと目でわかる仕組み

実施手順

1. 必要な文書の特定と収集計画の策定
   評価クエスチョンごとに「どの文書から何の情報が得られるか」をマッピングする。収集対象の文書の種類・所在・アクセス手続き・形式（紙・電子）を一覧化し、収集の優先順位を決める。
2. レビューフレームの設計
   「何を読み取るか」を定めたレビューフレーム（抽出する情報の種類・評価の視点・記録フォーマット）を設計する。評価クエスチョン別に抽出項目を設定し、証拠の質の判断基準（一次文書 vs 二次文書、公式 vs 非公式）を明確にする。
3. 文書の収集とアクセス確保
   組織の情報管理担当者に依頼し、必要な権限を確認する。機密文書の取り扱い手続き（閲覧場所・複写の可否・開示制限）を遵守する。収集した文書は日付・種類・出所の記録を残す。
4. 文書の品質評価
   各文書について、作成者・作成目的・作成日時・原本性（コピーか原本か）を確認する。文書の目的（対外的な好印象のための文書か、内部管理のための正確な記録か）を考慮してバイアスを評価する。
5. 体系的なレビューと情報の抽出
   レビューフレームに沿って文書を読み、関連情報を抽出・要約する。文書ごとにレビューシートを作成し、証拠の出所（文書名・ページ）を記録する。矛盾する情報が文書間で見つかった場合は両方を記録し、差異の理由を探る。
6. 情報の統合と分析
   複数の文書から抽出した情報を評価クエスチョン別に統合する。単一文書の情報は他の証拠（インタビュー・観察）と照合して三角測量（Triangulation）を行う。文書に記録されていないこと（空白）も証拠として注目する。

長所と限界